Categorie interessate e obblighi
L'introduzione della normativa antiriciclaggio obbliga i professionisti e alcuni altri operatori non finanziari alla tenuta dell'archivio unico in cui devono essere registrate e conservate le informazioni.
A differenza delle banche e degli intermediari finanziari iscritti agli elenchi tenuti dall'Ufficio italiano dei cambi, che devono gestire il registro esclusivamente sotto la forma informatica, i professionisti e gli altri operatori possono anche tenere l'archivio unico in forma cartacea.
Il decreto 141 del 2006 («Gazzetta Ufficiale» n. 82 del 7 aprile) è rivolto ai professionisti e stabilisce criteri e principi che dovranno essere seguiti in materia di antiriciclaggio da dottori commercialisti, ragionieri, avvocati, notai, consulenti del lavoro, revisori contabili, società di revisione.
Dal 22 aprile 2006 il decreto impone ai professionisti i seguenti obblighi:
Identificazione dei clienti
Iscrizione e conservazione dei dati nell' Archivio Unico Informatico o Cartaceo
Segnalazione delle operazioni sospette
L'archivio su supporto informatico deve rispettare gli standard tecnici del ministero e dell'UIC contenuti nell'Allegato B del provvedimento 24 febbraio 2006.
L'archivio cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina e non deve presentare abrasioni o spazi bianchi.
L'archivio unico informatico può essere gestito anche da terzi in outsourcing.
Il Professionista, prima di acquisire l'incarico, deve identificare il cliente acquisendo un documento d'identità e il codice fiscale e l'identificazione deve essere effettuata se l'oggetto della prestazione professionale supera 12.500 euro. L'obbligo di identificazione sussiste anche in presenza di operazioni frazionate e tutte le volte in cui l'operazione è di valore indeterminato o non determinabile.
Il libero professionista, oltre ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, è tenuto a riportare nel registro cartaceo o informatico, entro il trentesimo giorno dall'identificazione, i dati identificativi del cliente o del soggetto per cui quest'ultimo eventualmente opera, quelli inerenti all'attività lavorativa svolta dal cliente, la descrizione sintetica e il valore della tipologia di prestazione professionale fornita.
In base alla legge 197/91, l'omessa istituzione dell'archivio prevede l'arresto da sei mesi a un anno e l'ammenda da 5.164 a 25.822 euro | | La soluzione software di Buffetti
La procedura software è mirata alla organizzazione e predisposizione guidata di tutte le informazioni e dati necessari all'identificazione dei clienti, l'individuazione delle prestazioni professionali sottoposte agli obblighi di registrazione e conservazione, la gestione dell'archivio unico informatico nonchè le funzionalità per la registrazione e l'inoltro delle segnalazioni agli organi competenti.
E' indirizzato a:
Singolo professionista
Studi associati tra professionisti con la gestione di tanti archivi unici informatici quanti sono i professionisti dello studio
Studi associati tra professionisti con la gestione di un solo archivio unico informatico condiviso
Il programma è realizzato con l'obiettivo di adempiere alla normativa appena entrata in vigore in una logica di semplicità ed intuitività operativa.
L'utente viene guidato nello svolgimento degli adempimenti con ampi riferimenti alle norme ed a tutte le indicazioni/specifiche degli enti interessati (UIC e Ministero dell'Economia e Finanze), permettendogli il controllo di tutto il necessario.
Il software contempla le seguenti principali funzionalità:
Acquisizione dei dati con i quali il professionista procede all'identificazione dei soggetti coinvolti, nelle varie modalità previste (identificazione diretta, indiretta, a distanza)
Registrazione e conservazione delle informazioni in apposito archivio unico, conforme a quanto previsto dalle disposizioni normative in materia, con relativa possibilità di stampa
Rispondenza agli obblighi imposti dalla normativa sulla Privacy
Tabelle precaricate contenenti le codifiche richieste dall'UIC che facilitano e guidano la gestione
Rilevazione ed analisi delle operazioni sospette
Registrazione dei movimenti e casistiche operative per la gestione delle operazioni sospette basate sugli indici di anomalia indicati dal ministero ed UIC
Prevede la compilazione e la stampa della modulistica necessaria all'inoltro delle segnalazioni sia al Ministero dell'Economia e delle Finanze che all'Ufficio Italiano Cambi
Inoltre:
Help in linea
Ripresa dei dati anagrafici dei clienti (aziende, soggetti persone fisiche e giuridiche) dalle applicazioni eBridge e successivamente anche attraverso i file telematici (solo nella versione Client-Server vedi più avanti nel documento)
Caratteristiche tecniche e funzionali del prodotto
Il prodotto è stato sviluppato con tecnologia .NET 2.0 e database relazionale MS SQL 2005 Express.
L'utilizzo del software è protetto da password e prevede la gestione multiaccesso per più utenti (addetti/dipendenti) del singolo professionista.
I dati sono criptati in modo da rendere anonime tutte le informazioni contenute.
Gli strumenti tecnologici utilizzati per lo sviluppo ci consentono di poter proporre due distinte versioni di prodotto; il software potrà essere infatti essere utilizzato sia in modalità ASP che Client-Server (installazione programmi e dati localmente).
Versione ASP
Il software in versione ASP, ovvero applicazione residente su un server remoto a cui si accede dal proprio computer tramite una connessione internet, presenta i seguenti vantaggi per il cliente:
Nessuna installazione software locale
Aggiornamento in tempo reale delle funzionalità del programma
Backup-up e sicurezza dei dati demandati alla server farm
Utilizzo da un qualsiasi PC collegato ad Internet
Help desk on-line
Accesso al servizio tutelato da sistemi di protezione software che richiedono la digitazione di UserId e Password strettamente personali
Ulteriore vantaggio per il cliente è la possibilità di acquisto del software nella versione Monoarchivio (Archivio Unico Informatico x singolo professionista o x studi associati tra professionisti con la gestione di un solo archivio unico informatico condiviso) o Multiarchivio.
La versione ASP non include le funzionalità di acquisizione dati dalle procedure eBridge.
Il software dovrà essere attivato tramite codice di licenza software rilasciata da Gruppo Buffetti Spa.
Requisiti hardware e software:
Connessione ad internet ADSL o superiore
Software di gestione posta elettronica con indirizzo e-mail attivo
Microsoft Internet Explorer 5.5. o superiore
Versione Client-Server
Applicazione desktop Client-Server per l'ambiente Microsoft Windows.
In questa versione programmi e dati sono installati localmente su PC stand alone o in configurazione di rete locale.
Anche per questa versione i vantaggi sono diversi e principalmente:
Mantenimento presso di se di dati sensibili dei propri clienti ai fini della Privacy
La più completa autonomia nella gestione dei dati e delle informazioni al riparo da black-out tecnici di provider/server farm
Inoltre, e soprattutto, una serie di utilità ed integrazioni con le procedure applicative eBridge (Contabilità e Paghe) dalle quali desumere le movimentazioni eccedenti i limiti di legge, anche frazionate, soggette a controllo e segnalazione
In questa versione il software sarà distribuito in confezione contenente CD-ROM di installazione del software, licenza d'uso e manuale di avvio.
Il software dovrà essere attivato tramite codice di attivazione software rilasciato da Gruppo Buffetti Spa.
Requisiti hardware e software
Pentium IV o superiore; Memoria RAM 256 MB (consigliata 512); Tastiera e mouse; Lettore cd-rom
Microsoft Windows 2000 SP3 o superiori; Framework 2.0 (Contenuto nel CD Rom)
Software di gestione posta elettronica con indirizzo e-mail attivo e Microsoft Explorer 5.5 o superiore
Collegamento ad Internet per:
Registrazione software
Gestione helpdesk
Acquisizione revisioni ed aggiornamenti
| | La normativa
I liberi professionisti e le società di revisione tenuti all'identificazione della clientela ai fini dell'antiriciclaggio dovranno assolvere anche all'obbligo di registrazione e conservazione in un archivio dedicato delle informazioni acquisite così come indicato dal decreto del ministero dell'Economia 141/06 agli articoli 5, 6 e 7.
I dati raccolti ai fini antiriciclaggio dovranno essere inseriti nell'archivio entro 30 giorni dall'identificazione del cliente e dovranno essere completati entro il trentesimo giorno dalla esecuzione della prestazione professionale con la descrizione della tipologia di prestazione fornita e con il valore della stessa, se conosciuto.
Contenuto dell'obbligo.
La registrazione concerne:
I dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale opera
L'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce
La data dell'identificazione
La descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita, secondo le specifiche indicate nella tabella contenuta nell'allegato A del provvedimento UIC del 24 febbraio 2006
Il valore oggetto della prestazione professionale
Per le prestazioni professionali consistenti nella tenuta della contabilità, di paghe e contributi, nella revisione contabile e nell'esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza è oggetto di registrazione solo il conferimento dell'incarico. Per questi incarichi l'UIC ha confermato che l'obbligo di registrazione e conservazione non si applica ai singoli movimenti contabili o alle singole operazioni in cui essi si esplicano.
Modalità
L'archivio è unico per ogni professionista, e le registrazioni devono essere conservate in ordine cronologico d'inserimento, così da rendere possibile la ricostruzione storica delle operazioni effettuate.
Se della prestazione professionale sono stati incaricati più professionisti, ciascuno provvede alla registrazione nel proprio archivio antiriciclaggio. Per gli studi associati e per le società di revisione è possibile effettuare un'unica registrazione indicando tutti i professionisti incaricati.
Forma dell'archivio
L'archivio deve essere formato e gestito con mezzi informatici, secondo gli standard tecnici dettati dall'allegato B del provvedimento UIC.
Nel caso in cui il professionista non disponga di una struttura informatizzata può essere tenuto un registro cartaceo, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina dall'interessato o da un suo collaboratore autorizzato, con indicazione alla fine dell'ultimo foglio del numero di pagine di cui il registro si compone e con la firma del professionista.
È possibile avvalersi anche di centri di servizio esterni per la tenuta e gestione dell'archivio, pur restando ferma ogni responsabilità in capo al mandante.
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